Hot HR vol.41 – 職務記述書について

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今までに何度かこの場で、魅力的な会社にするには整備された「業績評価
システム」の必要性と重要性についてお伝えしてきました。その業績評価
システムを成功させる手段のひとつとして「職務記述書」があります。
今回は「職務記述書」（ジョブディスクリプション）についてご説明します。

◆「職務記述書」とは？◆
ジョブ・ディスクリプションは、会社の各ポジションの機能について従業員
が担当する職務の主な内容のリストです。
仕事内容を明確にし、その内容の対価（＝基本給）を決定します。また、
別の言い方をすれば、ジョブ・ディスクリプションは現在の各従業員が何を
しているか、あるいは何ができるのかを書いたものではなく、そのポジション
が機能するために必要な仕事を書いたものです。従って、そのポジションに
ついている人が変わってもポジションの機能が変わらなければ、ジョブ・
ディスクリプションは変わりません。

◆「職務記述書」の必要性◆
社員を評価するにあたり評価ポイントとして利用するだけでなく、
この職務記述書を作成するにあたり上司は部下の「やりたい」を前向きに
受け止め、部下もまた上司の「やってほしい」に耳を傾け、お互いに意見
を述べ、議論しあって、職務の内容の調整を図ることができます。
また、職務記述書に記載された職務を遂行するために、どのような能力や
スキルを身につけるべきかについても話し合う機会ができます。上司と部下
とのコミュニケーション・ツールとしても役立ちます。

◆「職務記述書」に対する誤解◆
日本人の多くは、ジョブ・ディスクリプションというものは従業員が行なう
可能性のある仕事をすべて記さなければならないと考えています。
従って、ジョブ・ディスクリプションを作ってしまえば、職務内容に柔軟性
がなくなり、従業員は書いてあること以外の仕事をしなくなってしまうので
はないかと危惧しています。しかしこれは間違いです。各ポジションごとに、
社員の職務責任の概要がきちんと書かれていればいいのです。

◆「職務記述書」のメリット◆
・オープンのポジションにジョブディスクリプションがあると、その職務内容
に最適の人材を起用できます。
・ポジションディスクリプションを基に、ポジションに求められる年間目標
を明確に立てることができます。
・従業員の業績とジョブディスクリプションに書かれた職務の内容とのギャ
ップを見ることでトレーニングの必要性が測定できます。
・昇進、懲戒、解雇などの人事決定を行う際の公平で客観的な基準にできます。
・給与を決める重要な要素となる。
・職務内容を明確に従業員に伝えることで、会社を法的リスクから守ること
ができる。

◆「職務記述書」はどのように作成されるべきか◆
各従業員の職務責任の「概要」でなければりません。また、従業員と管理者の
コミュニケーションを向上するための媒体でなければなりませんので必要性と
ともに変更されます。

みなさんの会社でもこれに近いものが存在する会社があるかも知れません。
しかし、それが最終的に適切に評価につながるものであるか、上司・部下間
のコミュニケーションツールになっているか、と問われると本当に活用され
ている会社は少なくなってしまうでしょう。