Hot HR vol.120 －システムの活用

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5分で分かる最新人事トレンド
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人事領域のシステムについては、以前にも何度か触れてきた。おさらいの意味もこめて、
もう一度人事システム導入の目的と範囲を整理しておこう。

○社員が有しているスキルや経験を可視化し、人材の採用・配置に役立てる
○社員の評価や実績を管理し、昇級・昇格の材料として役立てる
○業務を自動化し、オペレーションにかかるコストを削減する
○過去の知見を記録し、人事部門を含めた社員の知識や経験を補完する倉庫として活用する
○人事に関する一部の情報を公開し、業務の効率化に役立てる

システム導入の目的は様々あろうが、可視化や効率化といった生産性の向上に
結びつけることが重要だろう。しかし、生産性の向上に寄与しているシステムが
どの程度あるか、その効果は疑わしい。システムの導入効果を阻害しているのは、
システムそのものよりも導入のプロセスにあることが多いように感じている。

本日は、その事例と対策について触れたい。

■システムの導入と管理
システムの導入後によく耳にするのが、「使い方がわからず、そのうち使われなくなった」、
「機能が多く、使いこなせないことが多い」といった、ネガティブな反応である。
原因として、要件定義や設計のまずさもあろうが、他方で運用側と開発側の知識共有、
連携の不備も大きかろう。システムの開発者が運用者に細かな使い方を、時間をかけて
レクチャーしたという話は全くと言っていいほど聞かない。最近では開発段階から運用者を
チームに入れることで、運用者目線のシステム開発を心がける例もあるようだが、
システムに関する知識が不足しているケース、そもそもの要求が別のところ
（例えば、業務を効率化してコストを削減したいというマネジメントレベルの意向）から
出されている場合もあり、うまくいかないことも多い。開発と運用をつなぐ、
トランジション・マネジメントが重要であり、そこに優秀な人材を置くことが、
システム投資の効率を高める一番の方法ではないだろうか。

■システムのカスタマイズ
冒頭で申し上げたように、システム導入の目的は生産性の向上である。従って、
システムを導入する際は、今の業務よりも、未来の仕事のあるべき姿を頭に思い描くことが重要だ。
システムが今の業務プロセスに合っていないと、基本機能のカスタマイズを要求する声も耳にする。
しかし、そもそもそのプロセスを改革することがシステム導入の大きな意義であることを理解し、
導入を推進していただきたいと思う。